物料的采买与管理 第一节 餐饮物料的采购 采购是指餐饮业者依据其既定的营运方针，对其所要购进的食品与饮料进行市场的调查研究、选择、购买、收货（验收）、储藏，最后到发放使用这一系列的处理方式。所以采购人员不是单纯的负责购买食品与饮料，他还要负责上述其他方面的处理或运作。 一、 采购的主要职责 1、 总体负责对货物的购进、验收和储存等业务。 2、负责采购所有有关餐饮货品的指导工作。 3、确保并掌握货源的不断供应。 4、开发并探寻品质相同而价钱便宜的货源。 5、调查研究产品、市场、价格趋势等事项。 6、配合市场需要而评估新产品。 7、协调生产部门使其所需货品标准化以求仓库存货不致发生积压的情况。 8、与生产、管理、会计、行销业务部门保持密切联系。 9、向上级经理人员提出报告或汇报。 这里需要强调的是，上级经理人员必须将其所属的采购部门养成一个创造利润的导向单位，而不是一个普通的服务部门。 二、 采购手续 采购工作有其一定的手续或程序，这可分为五个阶段或步骤： 1、 请购表--这是由有关单位的主管，诸如：主厨、餐厅经理或者仓储主任提出来，通知采购经理存货需要补充的数量及名称。 2、供货厂商的选择。 3、和供货厂商签约--商定货品价格及交货的时间地点。 4、定货的验收--交货时如在品质或数量上有所不符时应做的处理。 5、进货移交给请购单位或直接送进仓库。 三、 如何选择供应厂商 选择供应厂商要特别谨慎，可根据如下几点进行考虑： 1、该厂商的营业情况及其所售货物的范围。 2、最近的价目表。 3、售货条件的细节。 4、和该厂商往来的其他顾客的情形。 5、全部产品的样品。 最理想的方法是直接参观，实地了解厂商的营业规模，加工与仓储设施的大小，运输工具的数量及种类。如满意，即可与其建立采购与供货关系。先试订，并做定期评估。这可从三方面考虑，那就是价格是否尽可能的低，品质是否尽可能的高及交货是否尽可能的快。 四、 采购作业注意事项 1、 采购的货品要适应当时的市场需要，所购货品需能在预期的时间内销售出去。这是对采购人员经验与技术的一大考验。 2、 购进货品的价格需能符合当时的市场价格，否则将会造成直接经济损失。 3、 采购人员应当通过各种渠道了解和熟悉市场产品种类和价格。 五、 食品的采购 采购食品时首先注意货品的实际成本和厂商的价目表上的价格有何关系：就是说某一货品大量购进后定会在仓库储藏一段时间，因此而产生的储藏费用，安全风险等问题，所以必须以特惠价格购进；最后是生产成本，如果购进的某种食品会增加菜肴调理的生产成本时则应慎重考虑。 食品采购有以下几种主要方式： 1、合同采购 餐饮业者与供应厂商签订食品采购或供货合同，双方遵照和约条款的规定进行购货或供货交易。这种合同普遍分为定期合同和定量合同。 2、逐日采购 这主要用于采购容易腐败的食品，而且应当有两三家厂商随时供货以便买到最新鲜的食品。每天工作结束前，厨务部门派出一位资深厨师清点存货，列出清单交给主厨，再由主厨以此清单列出一份第二天需要补充采购的食品请购单交给采购经理。这类食品采购通常是利用电话要求供货商供货并一定是当天买当天交货。 3、临时采购 这主要用于采购临时所需的食品。在厨务部门的工作过程中临时会产生对某种食品的需要，这就要采购人员及时地购进某种食品以配合厨务部门的正常工作。 六、 食品的采购规格 所谓采购规格就是所购货品的一种简单说明，主要是品质、数量、重量以及大小尺寸。每一采购规格均由餐厅的经理团人员（采购经理、主厨、餐饮经理等）依照餐饮营业方针，菜单需求及其定价尺度，事先协商拟定。规格副本应由经理部门分发给供应厂商，供其保存参考。制定规格的理由为： 1、 确立货品材料的采购标准，以便厨房调理出标准产品，从而服务顾客。 2、 规格具有书面通知的作用，使供应商明确了解本餐厅的需要，并可提出合理而具有竞争性的报价。 3、 提供验收与仓储人员明确资讯，使其了解他们所接收与库存的标准情况。 4、 使餐厅员工确实了解进货的详情，既大小、重量、品质数量等情形。 采购规格的制订，应以标准的表格为准，其中不可缺少的资料为： 1、 物品名称：所用的名称务求明确而习惯通用者，尤其要与供应商所用的名称一致。 2、 货品或品牌名称：以苹果为例，本地产或进口货，什么品牌等资料。 3、 重量：公斤，磅或市斤。 4、 单价：以供应商报价为准，例如每公斤、每磅、每箱价格多少元。 5、 附注：如果是肉类可能需要记明其切割方式、包装及处理情形，凡是必要加以说明的事项均应详细载明与附注，不可等闲视之。 采购规格是采购作业中必要的书面样本，也是各个部门以及经理人员必需的书面参考资料。 七、 饮料的采购 饮料的采购与食品的采购大致相同，以物美价廉为共同的，不变的原则。由于饮料所能赚取的利润高于食品，所以餐饮业者在这方面都相当注重。采购饮料请务必牢记：包装华丽的产品并不一定就是高级品。采购饮料必须注意以下事项： 1、 货源的供应在时间上有所限制。 2、 特别昂贵的饮料有没有必要购买。 3、 应当重视酒类供应商的建议。 4、 品质的评估很困难，应由曾受特别训练的专业人员负责，最好是有参与名酒品尝活动的经验。 5、 酒类的登记不容易划分，仅能做概略的归类。 6、 酒类的价格波动不大。 任何饮料的购买应依据是否符合本店顾客的需要与价格上是否具有竞争力的原则。采购货源方法如下： 1、运酒商 有些供应商从产地直接买酒运回来卖，当然他们的货品范围也仅限于某一特定产品。 2、批发商 他们供应的货品范围相当广，所售货品不仅在价格上比较便宜，而且还有一些好处。如可以货款暂欠，可以暂借存放，可以免费享用其广告和广告宣传品等。 3、饮料制造厂商 大批量的饮料和酒水可向制造厂商直接定货，不仅价格便宜，条件优惠，还可有多种付款方式和优惠的付款条件。 4、付现金自己运货 这主要是针对那些数量极少使用极少，只供一时之须的货品。 八、 饮料的采购规格 采购规格的目的在于以书面装订产品的标准及用途。采购经理将订好的规格交付供应商，使其明了本餐厅的需要与规定的要求。并以此为依据来洽谈买卖价格。交货时，验收人员以此为根据进行收货。 饮料的购进与售出都是依照产品的品牌标签为准，每一产品的品质及数量都有始终如一的标准。规格中应详细注明这些标准和规格。 第二节 餐饮物料的验收 验收部门是很重要的单位，须提供有效专业诚实负责的服务。 一、食品的验收 1、验收作业的主要目标：确保交货的数量符合定货的数量。确保交货的品质和采购表上品质规格相一致。确保交货单上的价格和采购表上相一致。交货详情须记录在册，如发现问题及时向有关部门反映以免造成损失。 2、肉类标签 肉类和鱼类是食品中最昂贵的，因此在验收时可采取加标签的方式。其目的在于：有助于昂贵食品的管理。使验收人员在品质，数量以及记录细节方面不敢掉以轻心。有助于获取更正确的每天食品成本的数据。有助于控制这类昂贵食品的仓储。 3、昂贵食品加标签的作业如下： 验收进货时，依照采购规格核对，从而决定是否收受。可以收受，每一货品制作一枚标签，将发票或交货通知单上的主要资讯摘录与标签，并依现场过磅结果记在上面，每件货品单独分别记载。将标签打孔，用细绳系在每一件货品上，然后将标签副本连同发票或交货通知单发送管理部，另一副本发交厨房存查�；跗贩⒎胖脸渴�，应在其使用后将标签收回转送管理部门，但在标签上应注明发放日期。验收部门的标签副本及厨房的副本分别送交管理部门时，他们便可确切明了采购了什么，厨房使用了什么，库存的情况如何。 二、饮料的验收 饮料验收方法和食品相似。交货的饮料数量要和定货的数量相符。盒装或板条箱装的饮料应打开检查，看看是否有空瓶，遗失或破瓶的情形。品质检查虽简单，但仍要仔细核对每一饮料的品牌，标签和供销商，看看是否和采购规格一致。交货通知上所列的价格依照协议的价格，并且记载于订货单上，可依此核对。如果饮料的数量或品质与定单不符，则应立即汇报，尽快解决。收货记录表应详细记录验收实况。收到空瓶的交货应做明确记录，以便退回。饮料的交货应与供销商议定时间，地点。 第三节 餐饮物料的储存 储存就是要保存足够的食物与饮料，以最低限度的减少食物因腐坏或被偷盗而导致的损失。如储存设备优良，可在某种食物最低价格时预先购存，以减低食物与饮料成本而增加利润。 一、食品的储存 1、储存食品的主要目的在于确保物料供应无缺，随时有货可供应厨房使用。所有验收食品应将其分为易腐烂食品和不易腐烂食品分别储存。易腐烂食品通常直接送交厨房，自行冷藏或当天使用。储存食品时应注意： �。�1）每天发放的食品应当置于靠近仓库的大门外。 �。�2）所有食品均应分类放置，如罐装食品、干货等。 �。�3）为方便盘存，所有食品的放置地点均应编号，依序记录于库存单上。 2、食品盘存的主要目的如下： �。�1）确定库存食品的价值。这可显示出库存食品是否太多或太少，以及库存食品的总价值是否符合餐厅的财务政策要求。 �。�2）可将某一特定时期的实际存货价值和帐面存货价值互做比较。这可以明显看出任何差异之处，以及仓库管理员的工作效率。 �。�3）查处利用率不高的食品，从而提醒采购人员及主厨等人的注意。 （4）可将某种食品的利用率和它的销售额做比较，从而评估其获利的情况。 �。�5）可以防止损失及失窃。 �。�6）确定各种存货的利用率。 盘存清单应是一种标准格式，其编排应和各储藏室食品位置顺序相配，这会使盘存工作快速有效，且不易遗漏什么食品。 二。饮料的储存 1、储存：饮料的储存最好是将其分别存放于下述场所： （1） 主要储藏区存放烈酒及红酒，要保持干燥，并将温度保持在13--16℃之间。 �。�2） 冷藏区（定温10℃）存放白葡萄酒及发泡酒类。 �。�3） 更冷的冷藏区（6--8℃）用于存放销售流量太慢的酒类。 �。�4） 13℃的储存区用于存放瓶装啤酒及不含酒精的饮料。 �。�5） 完全隔离区用于存放空瓶等。这个地区也要严密的管理，不仅由于这类空瓶有回收的价值，并且防止酒保人员自由接近而�；ㄑ� 2、酒类记录：酒类存货价值较高，储存必须仔细。其记录应包括酒类食品的进出货清单、存货清单、损耗破裂记录、空瓶空桶记录和内部招待所用记录。 3、饮料的盘存：其目的是为了在一定时期内检查各种饮料的流动率，以便及早发现何种饮料的流动率太低而采取必要措施。也可借此考核仓库管理人员的工作效率。 第四节 餐饮物料的发放 一、发放作业的意义 其目的就是将仓库中所有存货在餐厅和厨房需要时及时发放，同时也可通过发放作业严格控制存货因人为因素而造成的偷盗、冒领或超领等，借此有效地控制餐饮的生产成本，达到赢利的目的。 二、发放的重要性 良好的库存和发放管理，可以妥善保存库存货品，防止库存货品的浪费与流失，可防止货品的腐败与损坏，控制库存量，减少生产成本，并可在发放的过程中了解餐厅使用物料的情况与生产的效率。 三、库存物料发放作业流程 1、填写领料单。 2、单位主管签章。 3、仓库主管签章。 4、发放物料。 5、填写仓库登记卡。 四。物料的发放 1、食品的发放：食品的发放每天可规定几次，发货单必须由有关负责人如主厨，餐厅经理签字方可有效。 2、饮料的发放：饮料的发放也可规定时间，发放单应有有关经手人签字如领班、经理等。 第五节 采购人员与其他部门的关系 一。采购员与餐厅的关系 采购人员必须根据餐厅所需的物料规格、用途、品质、数量及缴获的时间来向供应商洽谈采购的事宜，并随时听取餐厅各方的意见，随时改正，做到让餐厅满意为止。 二、采购员与厨房的关系 采购人员必须尽量配合主厨每日开出的请购单，并常与厨师联系，以确保所购物品能满足厨师的生产供顾客享用。所需采购的原料数量，采购员可根据主厨的需要和库存量的多少来决定，这样才不致采购过多造成浪费或采购不足影响生产。采购部有权选择供应商，但也应听取主厨的建议，彼此相互尊重，共同完成采购工作。 三、采购员与财务部的关系 采购员应经常与财务部保持联系，以确保采购预算的编列。对于供应商货款的支付与进货帐目的登记以及物料的稽核管理等事项必须与财务部研究 四、采购员与吧台的关系 采购员应常与吧台联系以了解酒吧的营业状况，了解各种酒水饮料的销售情况，以便作出相应的采购计划来配合酒吧的工作。 五、采购员与仓库的管理 采购员应与仓库管理员保持联系，同过了解仓库的库存量进行采购，同时也要将货品的采购详情和进货的时间，数量告诉仓库管理员，这样彼此配合来完成仓储 所以说采购员与餐厅其他部门的关系是非常密切的。采购员要想做好餐饮采购工作，除了自身要有很强的工作能力，多方面的知识，灵活的头脑外，还应有团结合作的精神，沟通协调的能力和不怕麻烦的精神，这样才能发挥采购部的作用，促使各部门的工作圆满。 附表一： 物资采购日报表 单位： 年 月 日 采购： 验收： 入库： 品 名 数 量 规格质量 到货时间 数 量 单价 金 额 到货时间 质 量 附表二： 物资验收日报表 日 期 品 名 计划数量 实收数量 质量与等级 （退换货）说明 附表三： 合格供方评审表 供方名称 企业性质 联 系 人 电 话 传 真 联系地址 邮 编 采购物资方名称、型号： 评审情况（调查情况、试用情况，以往供货业绩情况）部门： 年 月 日 评审结论（是否被评为合格供方） 主管： 年 月 日 审批：经理： 年 月 日 |